Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? 6 điều bạn cần biết khi làm hồ sơ du học Ý

Bạn đang làm hồ sơ du học Ý, cần phải hợp pháp hóa lãnh sự nhưng không biết đó là cái gì? Mình cũng từng như vậy, làm rồi nhưng lâu không làm lại quên.

Vì sao? Vì thủ tục rườm rà và vì mình từng không hiểu ý nghĩa của các thủ tục này. Khi không hiểu ý nghĩa của từng bước trong quy trình này chúng ta sẽ dễ quên, dẫn đến thiếu sót trong hồ sơ và cứ phải chạy đi chạy lại làm đi làm lại, rất mất công. Mà hồ sơ du học Ý thì đâu có ít!

Vậy để giúp bạn không bị rối tung trước hết mình sẽ giúp bạn hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là gì. Bước tiếp theo mình sẽ tổng hợp quy trình năm bước hoàn thiện trong 01 infographic cho bạn tiện theo dõi

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự dịch từ Consular authentication/Legalizzazione consolare. Hợp pháp hóa tức là làm cho cái gì đó hợp pháp hay nói cho chính xác là chứng nhận sự hợp pháp của cái gì đó. Cái gì đó ở đây thường là chữ ký và con dấu trên bản sao giấy tờ, bản dịch. Lãnh sự ở đây là cơ quan chứng nhận sự hợp pháp của con dấu và chữ ký đó.

2. Khi nào và những ai cần làm hợp pháp hóa lãnh sự?

Bất cứ khi nào bạn dính dáng đến hành chính công Ý. Đặc biệt là sinh viên.

Khi làm hồ sơ du học Ý, bạn cần nộp cho trường bản sao văn bằng (ví dụ bằng đại học). Bạn không nộp bản gốc vì trường sẽ không bao giờ yêu cầu bạn nộp bản gốc. Bản gốc của các loại giấy tờ chỉ để bạn giữ và trình ra khi được yêu cầu. Không NỘP. Ở Việt Nam cũng vậy.

Vậy làm thế nào để trường biết bản sao của bạn là hợp pháp, hay nói cách khác là bạn có bản gốc? Câu hỏi này mật thiết với câu hỏi sau:

3. Bản sao công chứng đã đủ tính pháp lý chưa?

Câu trả lời là chưa. Bản sao công chứng là chứng nhận bạn có giấy tờ gốc, và nó chỉ được sử dụng ở trong nước (ở đây là ở trong Việt Nam).

Do đó, trường sẽ yêu cầu bạn phải nộp bản sao đã được chứng nhận sự hợp pháp bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Ở đây là Cục/Sở Ngoại vụ.

Cục/Sở này có nhiệm vụ chứng thực rằng người ký bản sao cho bạn là người có thẩm quyền, con dấu đóng lên bản sao là dấu thật.

4. Con dấu của Cục/Sở Ngoại vụ đã đủ chưa?

Chưa! Vì đến đây giấy tờ của bạn vẫn đang bằng tiếng Việt. Do đó trường yêu cầu bạn phải dịch sang tiếng Ý.

Sau khi đã được dịch sang tiếng Ý bởi người dịch do cơ quan lãnh sự tại Việt Nam chỉ định (ở Sài Gòn bạn có thể liên hệ với Thảo), bạn nộp hồ sơ lên Đại sứ quán Ý (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán Ý (Sài Gòn) để xin tem chứng nhận hợp pháp/Chứng nhận lãnh sự cho bản dịch con dấu và chữ ký của người dịch.

Nói là xin nhưng bạn sẽ phải trả phí khoảng 750.000vnd/con dấu-tem chứng nhận này. Bây giờ giấy tờ của bạn đã đủ tư cách pháp lý để đem dùng ở Ý.

Lưu ý: Xin dấu ở đâu nên dùng dịch vụ dịch của người ở đấy. Ví dụ, xin đóng dấu Lãnh sự Ý ở Sài Gòn nên dùng dịch vụ dịch thuật của những người được Lãnh sự chỉ định/ủy quyền ở Sài Gòn. Không nên hoán đổi người dịch và cơ quan xin dấu giữa Hà Nội và Sài Gòn, tránh phiền phức không đáng có.

Infographic sau sẽ giúp bạn hình dung rõ từng bước, trách nhiệm và nhiệm vụ của từng bên tham gia vào quy trình này.

5. Những giấy tờ nào cần phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Tất cả những giấy tờ bạn sẽ mang sang Ý trong hành lý du học của mình. Nghĩa là những giấy tờ mà bạn sẽ dùng ở Ý, dạng scan file mềm hoặc nộp bản giấy, đều phải dịch tiếng Ý và hợp pháp hóa lãnh sự.

Những giấy tờ để bạn chứng minh với Đại sứ quán Ý (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán Ý (Sài Gòn) về khả năng tài chính của gia đình, bạn có thể tự dịch/thuê dịch sang tiếng Anh và KHÔNG CẦN hợp pháp hóa. Tại sao lại dịch tiếng Anh? Vì nhanh, nhiều lựa chọn và rẻ. Tại sao không cần hợp pháp hóa? Vì không cần mang sang Ý. Dùng để xét tại Việt Nam thì sao y bản chính trước khi dịch là được rồi.

6. Bằng được cấp ở nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

Theo lý thuyết, bằng cấp ở đâu thì ở chỗ đó có thẩm quyển hợp pháp hóa lãnh sự.

Thêm một thông tin khá thú vị cho các bạn có bằng được cấp ở châu Âu hay các nước ký thỏa thuận Hague năm 1961. Thỏa thuận này nói rằng, sinh viên tốt nghiệp ở các nước thành viên Hague 1961, khi học ở các nước thành viên khác sẽ không phải hợp pháp hóa lãnh sự văn bằng.

Thay vào đó, sinh viên chỉ cần nhờ trường photo bằng, sau đó đem đến cơ quan có thẩm quyền tại nước cấp bằng (theo quy định từng nước) để dán tem công chứng lãnh sự apostille. Tại sao nên dán tem này? Vì thủ tục dán tem này đơn giản và ít tốn kém hơn tem theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

Trước khi thực hiện, bạn nên xác nhận với trường ở Ý nơi bạn sắp nhập học để biết họ sẽ chấp nhận tem công chứng apostille. Vì sao? Vì có trường hợp một bạn nhập học ở Roma La Sapienza (Ý) nhưng trường vẫn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Còn đây là tóm tắt quy trình hợp pháp hóa và địa chỉ hữu ích cho bạn:

1. Sao y công chứng các văn bằng, bảng điểm, giấy khai sinh ở phòng tư pháp quận;
2. Cầm bản sao đi xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Cục/ Sở Ngoại vụ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội; 184 Bis Pasteur, Quận 1, Sài Gòn.
3. Cầm bản sao đã được hợp pháp hóa bởi Cục/ Sở Ngoại vụ đi dịch sang tiếng Ý (Dịch bởi người được ủy quyền, bạn có thể liên hệ với Thảo chẳng hạn, mình sẽ để thông tin liên lạc cuối bài).
4. Cầm bản dịch đặt lịch hẹn làm hợp pháp hóa lãnh sự với Đại sứ quán Ý (Hà Nội) hoặc Lãnh sự quán Ý (Sài Gòn).

Tuy từ bước số 2 trở đi không cần bản gốc, vì quy định và logic đã nêu, nhưng ở Việt Nam, có nơi họ vẫn yêu cầu trình bản gốc … để làm tin.

Thậm chí có một số bạn trên hội sinh viên còn nói bị giữ lại bản gốc. Có bạn không bị giữ lại thì lại muốn liên hệ với các cơ quan này để được giữ lại.

Vậy có cần thiết phải mang bản gốc đi không? Mình khuyên các bạn cứ mang theo phòng hờ. Miễn là được việc của các bạn. Lưu ý là cần cân nhắc kỹ khi để bằng lại. Thường thì chỉ có cơ quan nêu ở số 4 là giữ lại bản gốc, những chỗ khác thì không.

Nếu cần dịch hồ sơ bạn có thể liên hệ với Thảo qua thaonguyenthuong@gmail.com

Nếu bạn vẫn còn câu hỏi, hãy để lại comment trong bài này cho mình nhé. Chúc bạn thành công.